Regulamin

REGULAMIN I KONGRESU ENERGETYKI SŁONECZNEJ 2019
15 – 16 października 2019 r., Warsaw Plaza Hotel
w Warszawie (ul. Łączyny 5)
organizowanego przez Polskie Stowarzyszenie Fotowoltaiki („Regulamin”)


§1
POSTANOWIENIA OGÓLNE


1.    Organizatorem I Kongresu Energetyki Słonecznej (Kongres), która odbędzie się w dniach 15 – 16 października 2019 r. w Warsaw Plaza Hotel w Warszawie (ul. Łączyny 5)  jest Polskie Stowarzyszenie Fotowoltaiki z siedzibą w Zielonej Górze, adres: ul. Krośnieńska 3/35, 65-625 Zielona Góra, wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Zielonej Górze, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000781325, NIP: 929-199-46-64, REGON: 383070564. („PSF”).
2.    Niniejszy regulamin, zwany dalej Regulaminem, określa zasady świadczenia usług przez PSF w zakresie organizowania Kongresu, zasady korzystania z tych usług i zasady ochrony danych osobowych Uczestników Kongresu.
3.    Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie na http://kongrespv.pl/  w formie, która umożliwia jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie. Regulamin jest dostępny również w siedzibie PSF, wskazanej w § 1 ust. 1 Regulaminu.
4.    Oficjalny serwis internetowy Kongresu znajduje się na stronie internetowej: http://kongrespv.pl/  „Strona Internetowa Kongresu”).
5.    Podmiotem świadczącym obsługę płatności online jest Blue Media S.A.
6.    Na potrzeby Regulaminu przyjmuje się następujące definicje:
5.1.    Uczestnik – osoba fizyczna która zgłosiła swój udział w Kongresie lub której udział w Kongresie został zgłoszony przez Rejestrującego,
5.2.    Rejestrujący – osoba prawna, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, która zawiera z PSF umowę na zasadach określonych w Regulaminie.
5.3.    Hotel lub Centrum Konferencyjne – podmiot, u którego odbywa się Kongres,
5.4.    Zgłoszenie - dokonanie czynności zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie na zasadach określonych w Regulaminie.


§2
ZAWARCIE UMOWY


1.    Zawarcie umowy o świadczenie Usługi uczestnictwa w Kongresie wymaga dokonania zamówienia usługi poprzez rejestrację na stronie http://kongrespv.pl/.
2.    Zawarcie umowy o świadczenie Usługi uczestnictwa w Kongresie następuje w momencie akceptacji warunków umowy poprzez kliknięcie w link ZEREJESTRUJ znajdujący się na końcu rejestracji.
3.    Z chwilą rejestracji/zawarcia umowy Rejestrujący:
3.1.    akceptuje niniejszy Regulamin,
3.2.    oświadcza, że zapoznał się z dokumentami zawierającymi zasady i warunki zawarcia umowy oraz akceptuje ich treść,
3.3.    oświadcza, iż wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez PSF w zakresie koniecznym do prawidłowego wykonania Usługi oraz wyraża zgodę na przekazanie i powierzenie ich przetwarzania innym podmiotom w celu i w zakresie koniecznym do prawidłowego i należytego wykonania Usługi,
3.4.    oświadcza, iż wyraża zgodę na dokumentowanie spotkania w formie fotograficznej i/lub video oraz publikacji ww. dokumentacji, także tej zawierającej jego wizerunek, na stronach www oraz w materiałach drukowanych PSF oraz jej partnerów handlowych,
3.5.    oświadcza, iż wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez Polskie Stowarzyszenie Fotowoltaiki  (PSF) z siedzibą: ul. Krośnieńska 3/35, 65-625 Zielona Góra, jako administratora danych osobowych oraz jej partnerów handlowych, w celach marketingowych oraz sprzedażowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Oświadcza również, że został poinformowany o tym, że podanie danych jest dobrowolne oraz że mam prawo do dostępu do swoich danych, ich poprawiania, wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie, a także o pozostałych kwestiach wynikających z Rozporządzenia RODO oraz Polityki Prywatności PSF.
4.    Osoba dokonująca rejestracji/zamówienia usługi zobowiązana jest posiadać odpowiednie umocowanie do zawarcia umowy w imieniu Rejestrującego, w przypadku jego braku, osoba ta będzie ponosić pełną odpowiedzialność za wywiązanie się z zawartej umowy.


§ 3
PRZEDMIOT UMOWY


1.    Na mocy zawartej umowy PSF zobowiązuje się umożliwić Uczestnikowi uczestnictwo w Kongresie, a Rejestrujący zobowiązuje się uiścić z tego tytułu opłatę.
2.    PSF ogłasza na Stronie Internetowej Kongresu dane dotyczące przedmiotu, terminu, miejsca, programu i ceny uczestnictwa w Kongresie.
3.    Warunkiem uczestnictwa w Kongresie jest:
3.1     zgłoszenie uczestnictwa w Kongresie na zasadach określonych w Regulaminie,
3.2     uiszczenie odpowiedniej opłaty w wysokości i w terminie określonym w Regulaminie.
4.    Zgłoszenie uczestnictwa w Kongresie dokonuje się poprzez przesłanie prawidłowo uzupełnionego formularza zgłoszeniowego do dnia wskazanego jako termin przyjmowania zamówień
5.    Podczas rejestracji Rejestrujący powinien dokonać wyboru zamawianego pakietu uczestnictwa spośród dostępnych w formularzu - oddzielnie dla każdego Uczestnika.
6.    PSF zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie bez podania przyczyny, w takim przypadku zwróci w całości uiszczoną opłatę. Odmowa przyjęcia zgłoszenia może zostać dokonana nie później niż na 3 dni przed ustaloną datą Kongresu.
7.    Wszelkie zmiany dokonywane przez Rejestrującego dotyczące zamówienia odbywają się w formie pisemnej pod rygorem nieważności wprowadzanych zmian.
8.    Rejestrujący zobowiązany jest do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia zamówienia (formularza zgłoszeniowego).
9.    PSF nie ponosi odpowiedzialności za szkody związane z wprowadzeniem błędnych danych Uczestnika lub Rejestrującego do zamówienia (formularza zgłoszeniowego).
10.    Rejestrujący może dokonać nieodpłatnie zmiany zgłaszanego Uczestnika poprzez wysłanie odpowiedniej informacji zawierającej dane osobowe nowego Uczestnika, które są wymagane w zamówieniu (formularzu zgłoszeniowym on-line), wraz z podpisanym przez nowego Uczestnika oświadczeniem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, listem poleconym na adres siedziby PSF lub też drogą elektroniczną
na adres e-mail: biuro@stowarzyszeniepv.pl, nie później niż przed zamknięciem rejestracji na Kongres.
Informacje złożone po ww. terminie lub niepełne nie wywołują skutku.


§ 4
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH


1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z organizacją Konferencji jest PSF.
2. Dane osobowe Uczestników będą wykorzystywane zgodnie z warunkami określonymi w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (OJ L 119, 4.5.2016, p. 1–88, RODO), ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000., UODO), polskimi przepisami przyjętymi w celu umożliwienia stosowania RODO, innymi obowiązującymi przepisami prawa oraz Regulaminem.  
3. Organizator będzie przekazywać dane osobowe do państwa trzeciego (Stany Zjednoczone) na podstawie Decyzji Wykonawczej Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 Lipca 2016 r. przyjętej na mocy dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady, w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA (dalej zwanej „Decyzją”), w przypadku publikacji zdjęć z Kongresu na portalu społecznościowym YouTube lub Facebook.  Decyzja stwierdza, że dozwolone jest przekazywanie danych do podmiotów w Stanach Zjednoczonych, które przyjęły zbiór zasad ochrony prywatności – zasad ramowych Tarczy Prywatności UE-USA, w tym zasad uzupełniających, w drodze samocertyfikacji, poprzez wpisanie ich na listę podmiotów, które dokonały samocertyfikacji w ramach Tarczy Prywatności UE-USA. YouTube LLC (formalnie wpis dokonała spółka Google LLC – spółka matka wobec YouTube LLC, przy czym wpis obejmuje także YouTube LLC) oraz Facebook, Inc są podmiotami wpisanymi na listę podmiotów, które dokonały samocertyfikacji w ramach Tarczy Prywatności UE-USA. Lista podmiotów dostępna jest pod adresem: www.privacyshield.gov.  o zasadach dotyczących przetwarzania danych osobowych zgodnie z Tarczą Prywatności UE-USA oraz stosowanych zabezpieczeniach dostępne są pod adresem: www.privacyshield.gov.
4.  Dane osobowe Uczestników nie będą podlegać zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu.  
5.  Dane osobowe podane w zgłoszeniu on-line będą przetwarzane w celu i zakresie związanymi z organizacją Konferencji. Podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit b) RODO – realizacja umowy (akceptacja Regulaminu i zgłoszenie udziału w Kongresie oraz przyjęcie przez Organizatora zgłoszenia i opłaty za uczestnictwo stanowi zawarcie umowy). MTP mogą również przetwarzać dane osobowe Uczestników w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń pozostających w związku z organizowanym Kongresem, jak również w zakresie promocji Kongresu np. poprzez publikowanie fotografii z wizerunkiem Uczestników na portalach społecznościowych administrowanych przez Organizatora np. Facebook co stanowi jego prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W takim przypadku dane osobowe będą przechowywane przez wynikający z przepisów prawa okres przedawnienia roszczeń lub czynów karalnych.  
6.  Jeżeli Uczestnik wyraził zgody, o których jest mowa w § 2 ust. 10, dane osobowe będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do zrealizowania celu/ celów, na które wyrażono zgodę, do momentu wycofania zgody przez Uczestnika. Podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – dobrowolna, jednoznaczna, świadoma i konkretna zgoda osoby, której dane dotyczą. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem  
7.  Uczestnikom przysługują prawa do: a) dostępu do danych, b) sprostowania danych, c) cofnięcia wyrażonej zgody na przetwarzanie danych. Uczestnik w granicach przepisów prawa ma również prawo wnieść sprzeciw względem przetwarzania jego danych osobowych, w przypadku, gdy Organizator przetwarza je w celu wynikającym z jego prawnie uzasadnionego interesu. Realizacja uprawnień, o których mowa powyżej może odbywać się poprzez pisemne wskazanie swoich żądań przesłane na adres Administratora.  
8.  Uczestnikom przysługuje również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na przetwarzanie ich danych przez MTP jako Administratora.  


§ 5
WARUNKI PŁATNOŚCI

 

1.    Rejestrujący zobowiązany jest dokonać płatności za udział w Kongres w terminie 7 dni od dnia zawarcia Umowy tj. akceptacji warunków umowy poprzez przesłanie prawidłowo uzupełnionego formularza rejestracyjnego, przy czym nie później niż przed rozpoczęciem się Kongresu.
2.    Rejestrujący jest zobowiązany do dokonania opłaty z tytułu uczestnictwa w Kongresie i innych świadczeń wynikających z zamówionego pakietu uczestnictwa.
3.    Rejestrujący może skorzystać z rabatów pod warunkiem zaznaczenia odpowiedniej opcji w zamówieniu/formularzu zgłoszeniowym i dokonaniu wpłaty całości należności w terminach wskazanych na stronie internetowej.
4.    W przypadku zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie po dacie, do kiedy należy dokonać płatności w celu skorzystania z rabatu, Rejestrujący dokonuje płatności w wysokości standardowej. Opłaty wskazane są na oficjalnym serwisie internetowym PSF i w formularzu zgłoszeniowym.
5.    Wszelkie opłaty bankowe obciążają Uczestnika lub Rejestrującego.
6.    Na żądanie Uczestnika lub Rejestrującego lub bez takiego żądania, w przypadku nie przybycia Uczestnika na Kongres, PSF wystawia fakturę VAT na adres wskazany w zamówieniu (formularzu zgłoszeniowym), po uiszczeniu opłaty na rzecz PSF z tytułu zawartej umowy.
7.    Dostępne formy płatności:
a.    Karta płatnicza (Visa, Visa Electron, MasterCard, MasterCard Electronic, Maestro).
b.    Przelew internetowy
c.    Płatność elektroniczna
d.    Przelew tradycyjny
8.    W przypadku wyboru płatności przelewem internetowym, płatności elektronicznej lub karty płatniczej czas realizacji zamówienia jest liczony od momentu uzyskania pozytywnej autoryzacji płatności. W innym wypadku czas realizacji zamówienia jest liczony od momentu zaksięgowania wpłaty na rachunku PSF.
9.    PSF dokonuje zwrotu płatności przy użyciu takiego samego sposobu płatności, jakiego użył Uczestnik lub Rejestrujący, chyba że Uczestnik lub Rejestrujący wyraźnie zgodził się na inny sposób zwrotu, który nie wiąże się dla niego z żadnymi kosztami.


§ 6
REZYGNACJA UCZESTNIKA/REJUESTRUJĄCEGO


1.    Oświadczenie o rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji należy dokonać w formie pisemnej, wysyłając je na adres PSF lub też drogą elektroniczną na adres e-mail: biuro@stowarzyszeniepv.pl. W przypadku rezygnacji Uczestnika / Rejestrującego z uczestnictwa w Kongresie zgłoszonego nie później niż na 7 dni przed ustaloną datą Kongresu, Uczestnik ma prawo do zwrotu wniesionej opłaty. W przypadku rezygnacji po tym terminie Rejestrujący będzie zobowiązany do uiszczenia całej ceny zgodnie z zawartą umową.
2.    Rejestrujący może złożyć rezygnację z uczestnictwa w Kongresie w stosunku do wszystkich lub imiennie wskazanych przez Rejestrującego Uczestników, których zgłosił do uczestnictwa w Kongresie.
3.    W przypadku braku uczestnictwa Uczestnika w Kongresie oraz braku oświadczenia o rezygnacji w terminie 7 dni przed ustaloną datą Kongresu, Rejestrujący zobowiązany będzie do uiszczenia pełnej opłaty zgodnie z zawartą umową oraz nie będzie mu przysługiwać prawo do żądania zwrotu uiszczonej opłaty ani innych zapłaconych należności z tytułu zawartej umowy.
4.    Postanowienia niniejszego rozdziału mają zastosowanie niezależnie od przyczyny anulowania rejestracji lub braku uczestnictwa.


§ 7
WARUNKI UCZESTNICTWA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ CYWILNA


1.    Uczestnicy są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciw pożarowych obowiązujących na terenie obiektu, w którym organizowany jest Kongres.
2.    Uczestnik i Rejestrujący ponoszą odpowiedzialność finansową za spowodowanie jakichkolwiek szkód w trakcie uczestnictwa Uczestnika w Kongresie.
3.    PSF, Hotel oraz żaden inny właściciel miejsca, gdzie odbywa się Kongres nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Kongresu lub pobytu Uczestnika w związku z Kongresem.
4.    PSF, Hotel oraz żaden inny właściciel miejsca gdzie odbywa się Kongres, nie ponoszą odpowiedzialności za jakąkolwiek szkodę Uczestnika powstałą w trakcie lub w związku z Kongresem i spowodowaną siłą wyższą lub działaniem osób trzecich w tym w szczególności innych Uczestników.
5.    W przypadku zaistnienia jakiejkolwiek szkody w mieniu Uczestnika, podmiot ten zobowiązany jest powiadomić niezwłocznie PSF.
6.    Uczestnicy ponoszą wszelkie koszty dojazdu i pobytu na Kongresie, chyba że koszty pobytu zostały ujęte w ramach opłaty za wybrany pakiet uczestnictwa.
7.    Warunkiem dopuszczenia Uczestnika zgłoszonego przez Rejestrującego do uczestnictwa w Kongresie jest:
7.1.    złożenie oświadczenia o zapoznaniu się i zaakceptowaniu Regulaminu podczas rejestracji. W przypadku odmowy zaakceptowania przez Uczestnika regulaminu, rejestracja nie zostanie ukończona, a PSF nie poniesie z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej,
7.2.    uiszczenie opłaty z tytułu uczestnictwa w Kongresie i innych świadczeń wynikających z zamówionego pakietu uczestnictwa.

§ 8
REKLAMACJE


1.    Wszelkie reklamacje Uczestników lub Rejestrujących wobec PSF powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru wysłanym na adres siedziby PSF.
2.    Reklamacje Uczestników lub Rejestrujących mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia Kongresu.
3.    Po upływie terminu określonego w ust. 2 powyżej żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

§ 9
POSTANOWIENIA KOŃCOWE


1.    W przypadku odwołania Kongres z przyczyn leżących po stronie PSF, Uczestnik lub Rejestrujący otrzyma zwrot w wysokości 100% wpłaconej kwoty, bądź też zostanie zaproponowany mu inny termin Kongresu za porozumieniem zainteresowanych.
2.    W przypadku odwołania Kongresu z przyczyn losowych lub zaistnienia siły wyższej, która uniemożliwi zarówno przeprowadzenie Kongresu, jak i jej odwołanie, Uczestnikowi lub Rejestrującemu nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat poniesionych w celu uczestnictwa w Kongresie.
3.    Konsument, który zawarł umowę na odległość lub umowę poza lokalem przedsiębiorstwa, ma prawo odstąpić od niej bez podawania przyczyny w terminie 14 dni.
4.    Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu zawarcia niniejszej umowy będą rozstrzygane przez sąd miejscowo właściwy dla siedziby PSF.
5.    Dla rozstrzygania ewentualnych sporów za tekst wiążący uznaje się tekst Regulaminu w języku polskim.
6.    PSF zastrzega sobie prawo modyfikacji zapisów Regulaminu w każdym momencie. O każdej zmianie Regulaminu PSF poinformuje wszystkich Rejestrujących, na adres e-mail podany w formularzu zgłoszeniowym. W przypadku braku akceptacji zmian regulaminu, Rejestrujący powinien powiadomić PSF o takiej decyzji, przesyłając stosowne oświadczenie na adres e-mail: biuro@stowarzyszniepv.pl pod rygorem uznania, że akceptuje w całości wprowadzone zmiany.
7.    W kwestiach nieuregulowanych w Regulaminie oraz formularzu zgłoszeniowym zastosowanie mają przepisy prawa polskiego w tym w szczególności przepisy kodeksu cywilnego.
8.    Regulamin wchodzi w życie z dniem 30 lipca 2019 r.

KONTAKT
Jesteśmy do Państwa dyspozycji

Beata Bielińska
Rejestracja Rejestracja
Beata Bielińska
Asystent Event
bbielinska@stowarzyszeniePV.pl
+48 606 611 300